Où conserver les documents médicaux en cas de cession de cabinet ?
La question du lieu de la conservation des documents médicaux – et donc de la personne qui en a la garde – a une incidence très nette sur le déroulement d’une enquête menée par le SECM.
Un dentiste vend son cabinet : doit-il emporter avec lui les fiches dentaires des patients (que le nouveau dentiste voudra consulter pour traiter ceux qui continueront à se présenter au cabinet) ou doit-il laisser ses archives sur place ?
Dans cette seconde hypothèse, c’est au dentiste cessionnaire que le SECM devra réclamer la mise à disposition des documents concernant la pratique de l’ancien occupant des lieux !
Cette question a reçu un commencement de réponse avec… la question posée en septembre 2007 au CTM :
L’article 1er § 12 de la NPS dispose que la prescription et le protocole doivent être conservés pendant deux ans « par le radiologue ».
Dans le cas d’une institution (p.ex. une policlinique ou une pratique de groupe) au sein de laquelle un radiologue est actif, que convient-il d’entendre par les mots « par le radiologue » ?
Les documents susvisés peuvent-ils être conservés au siège de l’institution où le patient a fait l’objet de l’examen par le radiologue, ou doivent-ils être archivés au domicile privé du radiologue?
En effet, du point de vue de l’efficacité et de la continuité des soins, la conservation de ces documents au domicile du radiologue plutôt que sur le lieu de sa pratique médicale pose problème.
Réponse du CTM en sa séance du 13 décembre 2007 :
La prescription et un double du protocole doivent être conservés dans l’institution où la prestation a été effectuée.
Le terme « institution » désignant indifféremment l’hôpital, la polyclinique ou même le simple cabinet du dispensateur (article 1er de la NPS), on peut, par analogie, dire que le dentiste cédant doit laisser ses archives sur place, sous la garde de son successeur.
Il n’en irait évidemment pas de même si le dentiste fermait purement et simplement son cabinet, sans le confier à aucun repreneur !
Télécharger : Décision CTM.pdf