Appel d’offres public pour un logiciel destiné à Dental Clinics – Cahier des charges

La société Dental Clinics lance un appel d’offres public relatif à un logiciel dentaire répondant aux cahier des charges suivant :

1. Dental Clinics possède à l’heure actuelle trois centres dentaires : deux à Bruxelles (Belgica et Jecta) et un à Anvers ; dans le cadre de l’expansion de la société, le logiciel doit néanmoins pouvoir être utilisé dans plus de trois sites.

2. On désigne par « serveur » un dispositif – physique in situ (local) ou « virtuel » (cloud, distant) – capable d’une part de stocker et de traiter les données d’une manière centralisée, d’autre part de les transférer de et vers les postes de travail.

3. Le « poste de travail » est un dispositif permettant à un « utilisateur » de communiquer avec le serveur ; la notion de « poste de travail » ne se confond pas avec celle d' »ordinateur ».

L’utilisateur peut être : un dentiste, un assistant dentaire ou l’administrateur ; l’utilisateur s’identifie toujours via un mot de passe personnel.

Si le poste de travail n’admet en principe qu’un seul utilisateur à la fois, plusieurs utilisateurs distincts peuvent se connecter à tour de rôle au serveur via le même poste de travail (ceci est susceptible d’avoir une incidence sur le type de licence).

4. La solution cloud à un seul serveur « virtuel » serait en principe préférée ; cependant, si l’on retient un serveur physiquement présent dans les locaux de la société, celui-ci serait installé à Jecta (Bruxelles).

5. Dental Clinics utilise actuellement le logiciel Superdent, avec deux bases de données distinctes (l’une à Anvers, l’autre à Bruxelles) : toutes les données existantes doivent être récupérées et fondues en une seule base de données, dans le nouveau serveur.

6. Il y a lieu de tenir compte des périphériques et de leurs pilotes (drivers), entre autres de radiologie (spécifications sur demande) ; une imprimante matricielle sera également présente dans chaque centre dentaire afin notamment d’imprimer les attestations de soins mod. F (nécessité de la signature manuscrite du dentiste et des diverses annexes 56, SFIOD, etc.).

7. La connexion entre les différents postes de travail et le serveur physique ou « virtuel » (cloud) doit s’opérer exclusivement via Internet sécurisé (sauf, éventuellement, dans le cas d’un serveur physique local, pour ce qui concerne les postes de travail situés à Jecta même – voir point 4 ci-dessus).

8. Le logiciel doit offrir des fonctionnalités de deux ordres : a) très faciles à utiliser pour utilisateur autre qu’administrateur et b) développées pour administrateur.

A cet égard, le logiciel Superdent constitue une référence concernant la facilité d’utilisation (très « userfriendly »).

Les fonctionnalités pour utilisateur non administrateur doivent impérativement faire usage de la langue anglaise ; il est rappelé que bon nombre de dentistes travaillant au sein de Dental Clinics sont d’origine étrangère et ne maîtrisent pas nécessairement le français et le néerlandais.

Les fonctionnalités réservées à l’administrateur sont à discuter, mais ne doivent en aucun cas apparaître sur l’écran des autres utilisateurs.

Le logiciel doit afficher à l’écran les rendez-vous par centre dentaire (Jecta, Belgica, Anvers) et il est souhaitable que le logiciel comporte un module de prise de rendez-vous online pouvant être intégré au site web de Dental Clinics.

9. Il est nécessaire de préciser si le fournisseur procède également à l’installation des différents logiciels (Windows, NAV, divers drivers, etc.), du matériel (hardware) et de spécifier les garanties accordées, helpdesk, dépannage sur site, etc.

Il est également requis de préciser exactement la nature du hardware compatible.

10. Un payement unique serait préféré ; l’offre doit préciser très clairement ce que comprend le prix global (installation des différents software, installation du hardware, vente du hardware, garanties et leur durée, licences, abonnements, TVA, etc.)

11. Le système devrait idéalement être opérationnel début septembre 2012.