Waar dienen de medische documenten bewaard te worden in geval van praktijkoverdracht ?

De vraag over de plaats van conservering van medische documenten – en dus over de persoon die ze in bewaring houdt – heeft een zeer duidelijke weerslag op het verloop van een onderzoek gevoerd door de DGEC.

Een tandarts verkoopt zijn praktijk : moet hij de tandheelkundige fiches van zijn patiënten meenemen (die de nieuwe tandarts zou willen raadplegen met het oog op verzorging van hen die naar de praktijk wensen te blijven komen) of moet hij zijn archief ter plekke laten ?

In deze tweede hypothese, is het van de tandarts overnemer dat de DGEC zal eisen dat hij de documenten betreffende de praktijk van zijn voorganger ter beschikking stelt !

Op deze vraag is er een begin van een antwoord… een vraag die in september 2007 aan de GTR gesteld werd :

Artikel 1 § 12 van de NGV schrijft voor dat de voorschriften en de protocols tenminste twee jaar “door de radioloog” moeten bewaard worden.

Wat moet er verstaan worden onder “door de radioloog” in het geval van een instelling (bijv. een polikliniek of een groepspraktijk) in wiens midden een radioloog actief is ?

Mogen de beoogde documenten op de zetel van de instelling bewaard worden waar de patiënt het onderzoek heeft ondergaan of moeten ze gearchiveerd worden op het privé-adres van de radioloog ?

Het is inderdaad zo dat met het oog op de efficiëntie en de continuïteit van de verzorging de bewaring van deze documenten op het privé-adres van de radioloog in plaats van in zijn praktijk problemen van medische aard stelt.

Antwoord van de GTR tijdens zijn zitting van 13 december 2007 :

Het voorschrift en een dubbel van het protocol moeten bewaard worden in de instelling waar de verstrekking werd uitgevoerd.

De term “instelling” duidt bij willekeur het ziekenhuis, de polikliniek of zelfs gewoon de praktijk van de zorgverstrekker aan (artikel 1 van de NGV) en we kunnen naar analogie stellen dat de vertrekkende tandarts zijn archieven ter plekke laat onder het toezicht van zijn opvolger.

Dit is natuurlijk niet het geval indien de tandarts gewoon zijn praktijk zou sluiten zonder ze aan een opvolger over te laten !

Download : Beslissing TGR.pdf