Openbare aanbesteding betreffende tandheelkundige software bestemd voor Dental Clinics – Lastenboek

De vennootschap Dental Clinics lanceert een oproep tot aanbesteding betrekkelijk een tandheelkundig programma met volgend lastenboek :

1. Dental Clinics bestaat de dag van vandaag uit drie tandheelkundige centra : twee in Brussel (Belgica en Jecta) en één in Antwerpen ; in het kader van de uitbreiding van de vennootschap moet het programma evenwel op meer dan drie locaties gebruikt kunnen worden.

2. Onder « server » dient een toestel begrepen te worden – fysiek (local) of « virtueel » (cloud, distant) – dat in staat is om enerzijds de gegevens op een centrale manier te verwerken, en anderzijds om ze te transfereren van en naar de werkposten.

3. De « werkpost » is een toestel dat een « gebruiker » toelaat om te communiceren met de server ; de notie « werkpost » mag niet verward worden met « computer ».

De gebruiker kan bestaan uit : een tandarts, een tandheelkundig assistent of de administrator ; de gebruiker identificeert zich altijd via een persoonlijk paswoord.

Terwijl een werkpost in principe maar één gebruiker tegelijk toelaat, kunnen verschillende gebruikers zich beurtelings via één en dezelfde werkpost met de server verbinden (dit kan zijn weerslag hebben op het type licentie).

4. De oplossing cloud ten opzichte van één enkele « virtuele » server zal in principe de voorkeur genieten ; echter, mocht men voor de aanwezigheid van een fysieke server in de lokalen van de vennootschap opteren, dan zal deze in Jecta (Brussel) geïnstalleerd worden.

5. Dental Clinics maakt momenteel gebruik van het programma Superdent met twee onafhankelijke databases (één in Antwerpen, en één in Brussel) : al de bestaande gegevens moeten gerecupereerd en in één enkele database van de nieuwe server verenigd worden.

6. Er dient rekening gehouden te worden met de perifere apparatuur en hun drivers, onder andere de digitale radiologie (specificaties op aanvraag) ; een matrixprinter zal tevens aanwezig moeten zijn in elk tandheelkundig centrum om de getuigschriften mod. F te drukken (gezien de noodzaak van de manuele handtekening van de tandarts en van de diverse bijlagen 56, OIFNS, enz.).

7. De verbinding met de verschillende werkposten en de fysieke (local) of « virtuele » server (cloud) moet uitsluitend via een beveiligde internetverbinding verlopen (behalve, eventueel, in geval van een fysieke server, voor de werkposten die zich in Jecta zelf bevinden – zie punt 4 hierboven).

8. De software moet functionaliteiten bieden op twee niveaus : a) groot gebruiksgemak voor de gebruiker die geen administrator is en b) ontwikkeld voor de administrator.

Dienaangaande dient Superdent aanzien te worden als referentie voor gebruiksvriendelijkheid.

De functionaliteiten voor de gebruiker andere dan de administrator moeten noodzakelijkerwijs gebruik maken van de Engelse taal ; er wordt aan herinnerd dat een groot aantal tandartsen die werken bij Dental Clinics van buitenlandse origine zijn en niet noodzakelijkerwijs Nederlands en Frans spreken.

De functionaliteiten voorbehouden voor de administrator zijn te bespreken, maar mogen in geen geval verschijnen op het werkscherm van de andere gebruikers.

Het programma moet per tandheelkundig centrum de afspraken op het scherm weergeven (Jecta, Belgica, Antwerpen) en het is wenselijk dat het programma over een online afsprakenmodule beschikt die geïntegreerd kan worden aan de website van Dental Clinics.

9. Het is noodzakelijk om te verduidelijken of de leverancier tevens overgaat tot de installatie van de diverse programma’s (Windows, NAV, diverse drivers, enz.), het materiaal (hardware) en de toegekende waarborgen te specificeren, helpdesk, depannage op site, enz.

Het is tevens vereist om de aard van de compatibele hardware exact te preciseren.

10. Een enkele betaling zal de voorkeur genieten ; de offerte moet zeer duidelijk preciseren wat de globale prijs inhoudt (installatie van de diverse software, installatie van de hardware, verkoop van de hardware, waarborgen en de duur ervan, licenties, abonnementen, BTW, enz.)

11. Het systeem zou idealiter operationeel moeten zijn tegen begin september 2012.